あなたの職場の定例会議には価値があるのか？

定例会議は何を生むのか？無駄はないのか？

企業組織（非営利団体や行政組織等の場合も含む）であれば、その目的達成のために、参加メンバーを集めて、定例会議を開催するのが一般的です。

 

では、この定例会議そのものの価値とはどういったものなのでしょうか？

 

まず、定例会議のパターンは、会議参加の人数規模により大きく異なります。

 

数名のチーム単位であれば、朝礼、終礼といった日々の行動管理や確認をDailyで実施しているケースもあるでしょう。

 

数十名規模になれば、週単位、少なくとも月単位で実施する定例のミーティングは存在します。現状の把握、振り返り、進捗状況の確認、課題の共有、今後の方針・方向性の指示など、多岐に渡ります。

 

加えて参加するメンバーに寄って、会議体は変わってきます。経営層に近い方であれば、経営会議や戦略会議と言われる、全体方針を固める会議が存在します。

 

ところで、参加者はどんなマインド、モチベーションで参加しているのでしょうか。

 

企画会議などのように、新しいもの・サービスなどを考える会議であれば、ワクワクと楽しめるという参加者もいるかもしれません。

 

逆に、月１の営業会議となると、その時点での結果次第によっては、会議時間中をどう乗り切るかを必死に考えたり、表彰される自分に晴れ晴れしい気持ちを持って挑む参加者もいるでしょう。

 

定例会議を考える上で、忘れがちなのがコストパフォーマンスになります。

 

定例会議に参加するメンバーの拘束時間×時間単価、会場の場所代（会場を借りず、社内の会議室であったとしても、月間賃料から占拠スペースの度合いを割って、占有時間も割れば概算が出せます）、会議の備品・光熱費は最低限、考えなければいけません。

 

加えて、事前に会議資料を作る為の工数としてのコスト（作業時間×作業者の単価）も加味します。

 

さらに、会議を実施後、何らかの成果に繋がるアクションが生まれるか、生まれないかといった効果を検討したほうが望ましいでしょう。

 

月１回の２時間程度の会議にかかるトータルコストを算出すると、実は、相当なコストになります。

 

一方で、事前に準備をした資料は、一時的に目を通す程度で、活用されない参考値に鳴ることも多いと聞きます。

 

参加者はコスト意識などないため、会議中に、個人的なことを考えていたり、トラブル対応の為に時間を割いて上の空状態ということもありえます。

 

定例会議は主催者オーナー側は、実施することに価値を感じているケースが多いようです。参加者は義務感で出席しているケースが大半です。

 

日本のホワイトカラー職の生産性が世界と比べて低いと指摘されて久しいですが、その大きな原因は、この定例会議の存在なのだと私は感じています。

 

何も生産せず、実際的な成果に繋がらない、数値確認や情報共有の為の顔合わせタイムだとすれば、そこには無駄しか存在しません。

 

データであれば、個人が見て考えればわかります。全員が強制的に参加して、何かアクションをしなければいけないというものではないはずです。

 

せめて、定例会議の頻度を減らす、一回あたりの時価を短くする、生産性に焦点を合わせて、価値のある会議を実施する、という意識を誰もが持たないといけない時代です。

 

あなたは、１ヶ月あたり、会議にかかる時間がどれぐらいありますか？

 

その会議って、本当に必要ですか？

 

何かアウトプットを出せると感じていますか？

 

コミュニケーションとして、組織管理として必要という意見もあるかもしれませんが、効率性という観点を保って挑んでいきましょう。

 

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