タスク管理をどうやるのか?

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本当に「タスク管理」って重要ですか?

先日、私の「タスク管理」の方法について、数人から質問を受けました。スピードとボリュームがあるので心配していただけたことに感謝しています。

「タスク管理」の基本は4点と言われています。

・全てを書き出すこと
・整理すること
・スケジューリング
・見直し(レビュー)

・全てを書き出すこと

とにかくメモに起こすということ。ツールは、紙の手帳でも、スマホでも構いません。今やっている仕事、これからやる仕事を全て書き出します。仕事に限らず、プライベートなものも、書き尽くすことがポイントです。将来の夢も書いてしまいます。つまり、全てをリストアップしきるということが最初の課題になります。

・整理すること

次にメモ(リスト化)した中で、短時間(2−3分)でできることは、すぐに片付けます。ここがとても重要なポイントです。後回しにしても何も良いことがありません。とにかく、すぐに取りかかり、仕上げてしまいましょう。
ここで、デットライン(締切)が重要なポイントになります。期限を決めるべきものは、とにかくゴールを設定します。ゴールが定かでなければ、次の行動について情報を書き加えていくことをよしとします。つまり、余計なことを考えすぎないというシンプルな発想です。ともかく、次のアクションを起こしてしまうことで、ドライブがかかり物事が前に進んでいきます。ゴールを前提に、何をやっていくかを細かいタスクを切るという作業が大切になります。このタスク分解を頭の中でやるのが良いのか、書き出して並べるのが良いのかは、個人差やスケール感によって変わるでしょう。

・スケジューリング
自分自身のスケジュール表に仕事を設定・配置していきます。このタイミングで忘れがちなのが、個人だけで実施する仕事を並べておくことです。スケジュール表は個人ひょりもチーム単位のものを残しますが、スケジュールに実際にない空白地域を作ってしまうと、その時間に想定外の割り込み仕事が入り、埋められていきます。1人でやる仕事を明示しておかないと、後で自分自身が困ります。

・見直し(レビュー)
最低でも、週に1度は、1時間程度のレビューを実施します。本来であれば、デイリーで確認したほうが、軌道修正は素早くできると思います。日々の仕事が増えていくと頭の中が混乱してきます。そのタイミングにさしかかる前に、優先順位を決めて、見直す画商がキーになります。
私の場合、整理しながらどんどんと片付けてしまいます。つまり、細かいメモを増やしすぎると、メモをすることが仕事になりがちです。実際のアクションをして、タスクを処理していくことが大事であり、そのスピード感がなければ、生産性が上がりません。つまり、タスクの件数、ボリュームを増やしすぎないことを前提に動きます。溜め込みすぎると、リマインドが必要になり、優先順位付けの為に時間が必要になります。一番大切なことは、的確に仕事を処理していき、楽しいワクワクする時間を優先する気持ちを忘れずに取り組むことでしょう。作業のための作業に時間をかけすぎる人ほど、残業がかさみ、アウトプットの量・質ともによろしくないという経験上の気づきをもとに設定しています。

結論として、私は、細かい「タスク管理」はしていません。あくまでも、プロジェクト全体のスケジュールを把握し、誰に何を依頼して、いつまでにという締切を設けて、どの順番で行うかのシュミレーションには時間をかけていきます。1つ1つのタスクをきめ細かくやる作業は時間の無駄と決めています。タスク作成や整理、管理に時間をかけても1円も生み出しません。実作業をできるだけ、同時多発的に仕事をこなせるように設計します。

スピードと量をこなすことで、質を上げていくという考え方をベースにすれば、多少のミスは気にならなくなり、行動を最大化することだけに集中することができます。

私の場合、仕事のメールも逐次、順番に返事を出します。ただし、時間がかかる、慎重に送らなければいけないメールの場合、スローダウンをはかり、しばらく寝かせます。その上で、すぐにできると思われるタスクを片付けていきます。

全体を通してポイントは、ジャッジメントを早めて、次々とアクションを処理していくことで、リズムやテンポを上げて夢中になることです。それだけで、タスクは増えずに、少しは気持ちがラクになり、余裕を持った時間で、重要なことにどっぷりと取り組むということでしょう。間違ってはいけないことは、タスク管理ツールが万能で、誰でも自由自在に使えるという印象を深めると失敗してしまいます。

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